Cabman kirjanpito ohjeistus #
Cabman MDT taksamittari kerää jatkuvasti dataa Cabman Data portaaliin ajoista. Nämä ajotiedot muodostuvat Cabman Datan vuorot välilehdelle, josta niistä saa muodostettua helposti sekä PDF, että Excel raportit.
Kirjanpitoon tulisi ensisijaisesti käyttää uudistunutta Cabman Data raportointia, jonka saat helposti muodostettua Cabman Datan vuorot välilehden alareunasta “Muodosta raportit” painikkeella valitsemallesi ajanjaksolle. Näitä tietoja säilytetään yhteensä 500 vuorokautta. Tarkemmat ohjeet tämän raportin muodostamisesta ja käytöstä löytyvät alla olevasta linkistä:
Lisäksi Cabman Datasta on mahdollista ladata maksu- ja vuororaportteja pidemmältä ajalta Excel muodossa Vuorot-välilehden yläreunasta löytyvästä Raportit painikkeesta.
Tietojen päivittyminen maksu- ja vuororaportti Exceleihin #
Tiedot päivittyvät Excel raporttiin aina aamuyöllä, ennen tätä lopetetuista vuoroista. Jos vuoro jatkuu aamuyön yli, tulee nämä tiedot vasta seuraavana aamuyönä raportille tarkasteltavaksi. Tämän vuoksi kuukausiraportit tulee ottaa vasta kuukauden 2. päivä, sillä jos yrityksellä on ajoja, jotka ovet menneet tämän aamuyön kellon iskemän yli, eivät nämä ole Excel raportissa ennenkuin vasta 2. päivä.
Excel-tiedoston käyttö #
Raportti tulee Excel-muodossa, jossa on valmiina mahdollisuudet järjestää tietoa joka sarakkeen mukaan. Excel laskee myös automaattisesti loppusummat alimmalle riville valittujen sarakkeiden mukaan, kunhan muokkaus on otettu käyttöön Excelissä.
Jos käytät jotain muuta sovellusta kuin Microsoft Exceliä tämän avaamiseen, saattaa näissä olla virheitä. Suosittelemmekin käyttämään ainoastaan Excel ohjelmistoa. Excelin työpöytäversio on maksullinen, mutta Excel Online on maksuton käyttää. Tarvitset vain tähän ilmaisen Microsoft tilin. Excel Onlinea pääset käyttämään seuraavasta linkistä: Free Microsoft Office Online | Word, Excel, PowerPoint
Tietojen säilytysaika #
Cabman Datan Excel raportit ovat ladattavissa kaksi vuotta kyseisen vuoron päättymisestä. Vuororaportit säilyvät kuitenkin 7 vuoden ajan ja Shifts välilehden tiedot, kuittikopiot, paikkatiedot yms. tarkemmat vuorokohtaiset tiedot ovat tarkasteltavissa 500 vuorokautta. Cabman Datan maksuraportit kannattaakin ladata kuukausittain talteen erilliselle kovalevylle tai pilveen varmuuden vuoksi, vaikka tiedot olisikin jo viety kirjanpitoon.