Cabman kirjanpito-ohjeistus

Cabman MDT taksamittari kerää jatkuvasti dataa Cabman Data portaaliin ajoista. Nämä ajotiedot muodostuvat Excel maksuraporttiin, sekä DataStudio portaaliin. Raportti tulee Excel-muodossa, jossa on valmiina mahdollisuudet järjestää tietoa joka sarakkeen mukaan. Excel laskee myös automaattisesti loppusummat alimmalle riville valittujen sarakkeiden mukaan, kunhan muokkaus on otettu käyttöön Excelissä.

Tiedot päivittyvät Excel raporttiin aina aamuyöllä, ennen tätä lopetetuista vuoroista. Jos vuoro jatkuu aamuyön yli, tulee nämä tiedot vasta seuraavana aamuyönä raportille tarkasteltavaksi. Tämän vuoksi kuukausiraportit tulee ottaa vasta kuukauden 2. päivä, sillä jos yrityksellä on ajoja, jotka ovet menneet tämän aamuyön kellon iskemän yli, eivät nämä ole Excel raportissa ennenkuin vasta 2. päivä.

Jos käytät jotain muuta sovellusta kuin Microsoft Exceliä tämän avaamiseen, saattaa näissä olla virheitä. Suosittelemmekin käyttämään ainoastaan Excel ohjelmistoa. Excelin työpöytäversio on maksullinen, mutta Excel Online on maksuton käyttää. Tarvitset vain tähän ilmaisen Microsoft tilin. Excel Onlinea pääset käyttämään seuraavasta linkistä: Free Microsoft Office Online | Word, Excel, PowerPoint

Cabman Datan Excel raportit ovat ladattavissa kaksi vuotta kyseisen vuoron päättymisestä ja Shifts välilehden tiedot, kuittikopiot, paikkatiedot yms. tarkemmat vuorokohtaiset tiedot ovat tarkasteltavissa 400 vuorokautta. Cabman Datan maksuraportit kannattaakin ladata kuukausittain talteen erilliselle kovalevylle tai pilveen varmuuden vuoksi, vaikka tiedot olisikin jo viety kirjanpitoon.

Lue DataStudio portaalista tarkemmin alla olevasta ohjeistuksesta.

OHJEISTUKSET

Payment Report, eli maksuraportti tulee Excel muodossa ja tämän käyttöön tarvitaan Microsoft Excel-ohjelmisto tai tätä tulee käyttää verkossa. Raportti ladataan Shifts välilehdeltä valitsemalla ”Reports” painiketta ja valitsemalla tästä Payment Report. Tämän jälkeen avautuu uusi ikkuna, jossa kysytään aikaväli, miltä raportti halutaan, sekä mahdollisuus myös lisätä muita filttereitä.

Excel raporttiin tulee jokainen aktiviteetti valitulta ajanjaksolta, ja Excel raportista on mahdollista saada laajasti tietoa ajetuista ajoista etenkin Excel sarakkeiden Filter toimintoa hyödyntämällä. Jokaisen sarakkeen yläkulmassa sarakkeen selitteen vieressä on nuoli alas ikoni, josta saat valittua kyseiselle sarakkeelle Filtereitä, jonka mukaan saat raportista näkyviin vain haluamasi tiedot. 

Esimerkki:

jos haluat tarkastaa vain omalaskutuksen, niin valitse Laskutusmuoto eli ”AO” sarakkeen vieressä oleva nuoli ja valitse alasvetovalikosta ”Own invoice”

Tämän jälkeen Excel näyttää ainoastaan ne rivit, jotka ovat merkitty mittarilla Omalaskutukseksi ja päivittää Excelin alaosaan loppusummat vastaamaan myös tätä. Tässä esimerkissä voisi olla myös hyödyllistä käyttää hyödyksi mittarin kommentti toimintoa ja kirjata, että ketä on tarkoitus laskuttaa esim. kirjaamalla laskutustunnuksen tai yrityksen nimen. Tällöin kommentti kirjautuu kenttään ”AP”, eli Huomiot  ja laskutus helpottuu huomattavasti.

Tärkeimpien sarakkeiden selitys

Veroton summa, eli nettosumma, löytyy sarakkeesta ”O”, eli Nettosumma

  • Verokannat löytyy sarakkeesta ”P”, eli ALV prosentti.
  • Maksut verokannottain:
    • ALV 10 % maksujen osuus brutto, ”S” sarake. 
    • ALV 10 % ALV:n osuus ”T” sarake.
    • ALV 24 % maksujen osuus brutto, ”U” sarake.
    • ALV 24 % ALV:n osuus, ”V” sarake.
  • Summat maksutavoittain löytyy seuraavasti:
    • Käteismaksut ”W” sarake, eli Käteinen
    • Korttimaksut ”X” sarake, eli Korttimaksu
    • Toimialakorttimaksut ”Y” sarake, eli Toimialakortit. Toimialakortin numeron löydät sarakkeesta ”AN” eli Korttinumero
    • Suorakorvaukset (KELA), ”Z” sarake, eli Suorakorvaus
    • Laskutus (kaikki laskutusmuodot), ”AA” sarake, eli LaskutusTarkempi kuvaaja laskutusmuotoon, eli omalaskutus, yhtiölaskutus yms. löytyy sarakkeesta ”AO” eli Laskutusmuoto
    • Alennukset, ”AD” sarake, eli Alennus
    • Hukka-ajot, ”AB” sarake, eli Hukka-ajo
    • Tipit ovat jaoteltu käteisellä maksettuihin tippeihin, sekä muilla maksutavoilla maksettuihin tippeihin. Käteistipit löydät ”AF” sarakkeesta ja muilla maksutavoilla maksetut tipit löydät ”AG”. Kokonaistippi, eli näiden yhteenlaskettu määrä löytyy sarakkeesta ”AE”. Tippejä ei lasketa mittarilla yrityksen tuloksi, vaan ne ovat ainoastaan omana sarakkeenaan, ja ne tulee käsitellä lain vaatimalla tavalla. 
  • Mittaritaksa, eli mittarin mittaama summa matkan lopetushetkellä ennen mitään alennuksia, hukka-ajoja yms. löytyy sarakkeesta ”AI”eli Mittaritaksa
  • Lisäveloitukset löytyy sarakkeesta ”AJ” eli Lisät ja lisämaksun selite löytyy kohdasta ”AL”, eli Lisien tyyppi. Lisäksi tuottamattomat lisäveloitukset löytyvät sarakkeesta ”AK”, mikäli yrityksellä on tällaiseksi määriteltyjä lisiä (Esim. tulli-/puomimaksut). Näitä ei lasketa kuljettajan palkanperusteeseen. 
  • Ajetut kilometrit löytyy sarakkeesta ”M”eli Etäisyys (km)
  • Kuljettajan palkanperusteen saat Palkanperuste eli ”AH” sarakkeesta, tämän avulla saat suoraan ALV. 0% summan, jonka perusteella kuljettajalle lasketaan palkka ja tästä on jo vähennetty tuottamattomat lisäveloitukset.

Maksuraportin saa käyttäjäkohtaisesti määritettyä suomen tai englanninkieliseksi. Tämän saa muutettua menemällä Cabman Datassa oikeasta yläkulmasta asetuksiin, valitsemalla Accounts” ja tämän jälkeen valitsemalla halutun kirjautumistunnuksen ja vaihtamalla ”Culture” vaihtoehdon Suomeksi.

Kuljettajien palkanlaskentaa helpottamaan on tehty Cabman Datan Shifts-välilehdelle uusi ”Calculate Driver Income” painike. Painikkeen avulla saat helposti katsottua palkanperusteen kuljettajalle valitulle ajanjaksolle. Huom. ominaisuutta voi käyttää vasta kesäkuun alusta asti olevista tiedoista, eikä tätä voi hyödyntää vanhempaan dataan.

Näin saat palkanperusteen listattua kuljettajakohtaisesti:


1. Mene Cabman Dataan Shifts välilehdelle ja valitse haluamasi ajanjakso kalenterista. Saat helposti edellisen kuukauden valitsemalla pikavalinnasta ”Previous month”, tai voit määrittää ajankohdan manuaalisesti esim. 1.6.2023 – 30.6.2023.

2. Siirry Shifts välilehden alareunaan, josta löydät painikkeen ”Calculate Driver Income”, tämän vieressä on valintalaatikko, jossa on vakiona ”Exclude selected shifts”. Pidä tämä, jos haluat laskelmaan kaikki vuorot määrittelemältäsi ajankohdalta. Mikäli haluat jonkin vuoron jättää pois laskelmista voit valita tiettyjä vuoroja ruksaamalla vuoron vieressä olevan laatikon.

3. Kun painat ”Calculate Driver Income” painiketta, tulee tähän alle uusi taulukko, jossa näkyy kaikkien kuljettajien nimet/kuljettajanumerot, jotka ovat ajaneet tänä aikana, sekä yhteenveto ajetuista vuoroista, sekä kuljettajan palkanperuste (Driver income). Palkanperuste on ALV. 0 %, eikä tämä sisällä tippiä tai tullilisiä.

Voit myös luoda yrityksesi Cabman Dataan uusia tunnuksia, esim. kirjanpitäjää varten. Tämä tapahtuu Cabman Data-sivun oikeasta yläkulmasta olevasta asetusrattaasta klikkaamalla ja valitsemalla ”Accounts”. Täältä pääset luomaan uuden käyttäjän, esim. kirjanpitäjää varten, jolloin kirjanpitäjä voi käydä hakemassa tiedot automaattisesti silloin kun tarvitsee.

Cabman taksamittarilla on mahdollista vastaanottaa tippejä eri maksutavoilla. Tipit eivät sisällä arvonlisäveroa, eivätkä näy yrityksen liikevaihdossa (netto, tai bruttosumma). Tipit näkyvät kuitenkin valitun maksutavan kokonaissummassa, eivätkä esimerkiksi vähennä käteiskassaa.

Tippejä ei lasketa myöskään kuljettajan palkanperusteeseen, eli Driver Incomeen. 

Tipit ovat jaoteltu raporteissa käteisellä maksettuihin tippeihin, sekä muilla maksutavoilla maksettuihin tippeihin, eli korttimaksutipit. 

Tuloa tuottavat- ja tuloa tuottamattomat kilometrit

Tuloa tuottavat- ja tuloa tuottamattomat kilometrit saat lataamalla Shift reportin” Cabman Datan Shifts välilehdeltä painamalla ”Reports” painiketta. Kun olet avannut Reports kohdan valitse Shift report ja syötä haluttu päivämäärä väli Selection kohdasta. Jos jätät ajoneuvo ja kuljettajakohdat tyhjäksi niin saat koko yrityksen kaikki ajoneuvot ja kuljettajat samaan raporttiin.

  • Tuloa tuottavat kilometrit löytyvät sarakkeesta ”AW” eli Loaded km”
  • Tuloa tuottamattomat kilometrit saat sarakkeesta ”AX” eli ”Unloaded km”
 
Taksimatkojen lukumäärä

Taksimatkojen lukumäärän saat myös helpoiten Shift reportin” avulla. 
  • Taksimatkojen kokonaismäärän saat kohdasta ”U” eli ”Amount of trips”.
    • Huomaathan, että jos ajan koulukuljetuksia, ei mittari laske näitä Traficomin ohjeistuksen mukaisesti 

 

KELA- ja SOTE-kyytien osuus taksimatkoista

KELA- ja SOTE-kyytien osuuden saat ”Payment reportin” eli maksuraportin avulla.

Ensiksi täytyy filtteröidä pelkät taksimatkat muista aktiviteeteista. Tämä tapahtuu ”C” eli ”Aktiviteetti” kolumnista filtteröimällä pelkät ”Loaded trip” aktiviteetit. Tällöin saat kokonaismäärän ajetuista matkoista annetulla jaksolla.

Tämän voit filtteröidä sarakkeesta ”AR” eli ”Taksan numero” pelkät KELA-kyydit ja katsoa filtteröinnin jälkeen KELA-taksoilla ajettujen matkojen määrän. KELA taksan numeron tunnistamisessa auttaa ”AS” eli ”Taksan kuvaus”  rivi, jossa näkyy taksan rakenne, tai voit vaihtoehtoisesti myös filtteröidä tämän kolumin avulla. 

Kun olet filtteröinyt KELA- ja SOTE- taksat saat niillä taksoilla ajettujen matkojen määrän, josta voit laskea sitten prosenttiosuuden kokonaismatkojen määrästä.