Cabman kirjanpito-ohjeistus
Cabman MDT taksamittari kerää jatkuvasti dataa Cabman Data portaaliin ajoista. Nämä ajotiedot muodostuvat kirjanpitoon soveltuvaan muotoon Payments Report nimellä. Alla ohjevideo, jonka tarkoituksena on selkeyttää, että kuinka saat oikean raportin kirjanpitoa varten Cabman Datasta, ja että miten sitä käytetetään.
Mittarilta tulostettavaa vuororaporttia ei tule käyttää kirjanpitoon ja tämä on tarkoitettu tällä hetkellä lähinnä kuskille yleiskatsaukseksi vuoron tapahtumista. Tulostettavaa vuororaporttia päivitetään parhaillaan ja jatkossa tähän saadaan ALV-erittelyt, palkanperuste, sekä paljon muuta. Uusi tulostettava vuororaportti julkaistaan arviolta MS19 ohjelmistoversion mukana. Tiedotamme tästä erikseen.
Raportti tulee Excel-muodossa, jossa on valmiina mahdollisuudet järjestää tietoa joka sarakkeen mukaan. Excel laskee myös automaattisesti loppusummat alimmalle riville valittujen sarakkeiden mukaan, kunhan muokkaus on otettu käyttöön Excelissä. Raportteja kehitetään jatkuvasti ja tarkoituksena on saada raportit myös helpommin lähetystyttävässä muodossa heinäkuun aikana Cabman DataStudioon. Kunhan tämä on valmis niin tiedotamme tästä erikseen.
Tiedot päivittyvät Excel raporttiin aina aamuyöllä, ennen tätä lopetetuista vuoroista. Jos vuoro jatkuu aamuyön yli, tulee nämä tiedot vasta seuraavana aamuyönä raportille tarkasteltavaksi. Tämän vuoksi kuukausiraportit tulee ottaa vasta kuukauden 2. päivä, sillä jos yrityksellä on ajoja, jotka ovet menneet tämän aamuyön kellon iskemän yli, eivät nämä ole Excel raportissa ennenkuin vasta 2. päivä.
Jos käytät jotain muuta sovellusta kuin Microsoft Exceliä tämän avaamiseen, saattaa näissä olla virheitä. Suosittelemmekin käyttämään ainoastaan Excel ohjelmistoa. Excelin työpöytäversio on maksullinen, mutta Excel Online on maksuton käyttää. Tarvitset vain tähän ilmaisen Microsoft tilin. Excel Onlinea pääset käyttämään seuraavasta linkistä: Free Microsoft Office Online | Word, Excel, PowerPoint
Voit myös luoda yrityksesi Cabman Dataan uusia tunnuksia, esim. kirjanpitäjää varten. Tämä tapahtuu Cabman Data-sivun oikeasta yläkulmasta olevasta asetusrattaasta klikkaamalla ja valitsemalla ”Accounts”. Täältä pääset luomaan uuden käyttäjän, esim. kirjanpitäjää varten, jolloin kirjanpitäjä voi käydä hakemassa tiedot automaattisesti silloin kun tarvitsee.
Cabman Datan Excel raportit ovat ladattavissa kaksi vuotta kyseisen vuoron päättymisestä ja Shifts välilehden tiedot, kuittikopiot, paikkatiedot yms. tarkemmat vuorokohtaiset tiedot ovat tarkasteltavissa normaalisti 60 vuorokautta, mutta tietojen säilymistä saa jatkettua erillisellä sopimuksella 400 vuorokauteen asti. Mikäli haluat Cabman Datan Shifts välilehden tiedot jatkettua 400 vuorokauteen, olethan yhteydessä sähköpostitse sales@taxitec.fi. Cabman Datan maksuraportit kannattaakin ladata kuukausittain talteen erilliselle kovalevylle varmuuden vuoksi, vaikka tiedot olisikin jo viety kirjanpitoon.
Kuljettajien palkanlaskentaa helpottamaan on tehty Cabman Datan Shifts-välilehdelle uusi ”Calculate Driver Income” painike. Painikkeen avulla saat helposti katsottua palkanperusteen kuljettajalle valitulle ajanjaksolle. Huom. ominaisuutta voi käyttää vasta kesäkuun alusta asti olevista tiedoista, eikä tätä voi hyödyntää vanhempaan dataan.
Näin saat palkanperusteen listattua kuljettajakohtaisesti:
1. Mene Cabman Dataan Shifts välilehdelle ja valitse haluamasi ajanjakso kalenterista. Saat helposti edellisen kuukauden valitsemalla pikavalinnasta ”Previous month”, tai voit määrittää ajankohdan manuaalisesti esim. 1.6.2023 – 30.6.2023.
2. Siirry Shifts välilehden alareunaan, josta löydät painikkeen ”Calculate Driver Income”, tämän vieressä on valintalaatikko, jossa on vakiona ”Exclude selected shifts”. Pidä tämä, jos haluat laskelmaan kaikki vuorot määrittelemältäsi ajankohdalta. Mikäli haluat jonkin vuoron jättää pois laskelmista voit valita tiettyjä vuoroja ruksaamalla vuoron vieressä olevan laatikon.
3. Kun painat ”Calculate Driver Income” painiketta, tulee tähän alle uusi taulukko, jossa näkyy kaikkien kuljettajien nimet/kuljettajanumerot, jotka ovat ajaneet tänä aikana, sekä yhteenveto ajetuista vuoroista, sekä kuljettajan palkanperuste (Driver income).
Payment Report, eli maksuraportti tulee Excel muodossa ja tämän käyttöön tarvitaan Microsoft Excel-ohjelmisto tai tätä tulee käyttää verkossa. Raportti ladataan Shifts välilehdeltä valitsemalla ”Reports” painiketta ja valitsemalla tästä Payment Report. Tämän jälkeen avautuu uusi ikkuna, jossa kysytään aikaväli, miltä raportti halutaan, sekä mahdollisuus myös lisätä muita filttereitä.
Excel raporttiin tulee jokainen aktiviteetti valitulta ajanjaksolta, ja Excel raportista on mahdollista saada laajasti tietoa ajetuista ajoista etenkin Excel sarakkeiden Filter toimintoa hyödyntämällä. Jokaisen sarakkeen yläkulmassa sarakkeen selitteen vieressä on nuoli alas ikoni, josta saat valittua kyseiselle sarakkeelle Filtereitä, jonka mukaan saat raportista näkyviin vain haluamasi tiedot.
Esimerkki:
jos haluat tarkastaa vain omalaskutuksen, niin valitse Laskutusmuoto eli ”AO” sarakkeen vieressä oleva nuoli ja valitse alasvetovalikosta ”Own invoice”.
Tämän jälkeen Excel näyttää ainoastaan ne rivit, jotka ovat merkitty mittarilla Omalaskutukseksi ja päivittää Excelin alaosaan loppusummat vastaamaan myös tätä. Tässä esimerkissä voisi olla myös hyödyllistä käyttää hyödyksi mittarin kommentti toimintoa ja kirjata, että ketä on tarkoitus laskuttaa esim. kirjaamalla laskutustunnuksen tai yrityksen nimen. Tällöin kommentti kirjautuu kenttään ”AQ”, eli Huomiot ja laskutus helpottuu huomattavasti.
Tärkeimpien sarakkeiden selitys
Veroton summa, eli nettosumma, löytyy sarakkeesta ”Q”, eli Nettosumma
- Verokannat löytyy sarakkeesta ”R”, eli ALV prosentti.
- Maksut verokannottain:
- ALV 10 % maksujen osuus brutto, ”U” sarake.
- ALV 10 % ALV:n osuus ”V” sarake.
- ALV 24 % maksujen osuus brutto, ”W” sarake.
- ALV 24 % ALV:n osuus, ”X” sarake.
- Summat maksutavoittain löytyy seuraavasti:
- Käteismaksut ”Y” sarake, eli Käteinen
- Korttimaksut ”Z” sarake, eli Korttimaksu
- Toimialakorttimaksut ”AA” sarake, eli Toimialakortit. Toimialakortin numeron löydät sarakkeesta ”AN” eli Toimialakortin numero
- Suorakorvaukset (KELA), ”AB” sarake, eli Suorakorvaus
- Laskutus (kaikki laskutusmuodot), ”AC” sarake, eli Laskutus. Tarkempi kuvaaja laskutusmuotoon, eli omalaskutus, yhtiölaskutus yms. löytyy sarakkeesta ”AO” eli Laskutusmuoto
- Alennukset, ”AD” sarake, eli Alennus
- Hukka-ajot, ”AE” sarake, eli Hukka-ajo
- Tipit ovat jaoteltu käteisellä maksettuihin tippeihin, sekä muilla maksutavoilla maksettuihin tippeihin. Käteistipit löydät ”AG” sarakkeesta ja muilla maksutavoilla maksetut tipit löydät ”AH”. Kokonaistippi, eli näiden yhteenlaskettu määrä löytyy sarakkeesta ”AF”.
- Mittaritaksa, eli mittarin mittaama summa matkan lopetushetkellä ennen mitään alennuksia, hukka-ajoja yms. löytyy sarakkeesta ”AI”, eli Mittaritaksa
- Lisäveloitukset löytyy sarakkeesta ”AJ” eli Lisät ja lisämaksun selite löytyy kohdasta ”AL”, eli Lisien tyyppi. Lisäksi tuottamattomat lisäveloitukset löytyvät sarakkeesta ”AK”, mikäli yrityksellä on tällaiseksi määriteltyjä lisiä (Esim. tulli-/puomimaksut). Näitä ei lasketa kuljettajan palkanperusteeseen. (EI VIELÄ KÄYTÖSSÄ, TULEE MS19 tai MS20 päivityksessä)
- Ajetut kilometrit löytyy sarakkeesta ”O”, eli Etäisyys (km)
- Kuljettajan palkanperusteen saat Palkanperuste eli ”AX” sarakkeesta, tämän avulla saat suoraan ALV. 0% summan, jonka perusteella kuljettajalle lasketaan palkka ja tästä on jo vähennetty tuottamattomat lisäveloitukset.